Вам подключили бота

Теперь вам будет писать «Я - фирма!» — программа, которая читает таблицу ДДС — движения денежных средств — и следит, чтобы выписки попадали в неё вовремя. Читается за минуту.

Что будет приходить§

Одно сообщение, и только когда есть повод: если к этому часу выписки за прошлый рабочий день ещё не внесены. Время назначает ваша фирма — обычно за пять минут до сводки директору; точное время названо в приветствии, которое бот прислал при подключении. Если к часу повтора — обычно это 10:30 — данных всё ещё нет, напоминание придёт ещё раз.

Когда оно придёт, а когда нет

Выписки за вчера обычно вносят утром, около половины десятого, — тогда к 09:55 данные уже есть и напоминание не приходит вовсе. Придёт оно в те дни, когда не успели к этому часу: это не упрёк, а отсчёт — до сводки директору пять минут.

В день подключения ждать нечего

Продукт просыпается по утрам, поэтому первое настоящее сообщение придёт не сегодня, а завтра утром — и только если будет повод. Проверочное сообщение, если вам его прислали при подключении, — это и есть доказательство, что связь работает.

Всё внесено — не придёт ничего. Молчание бота означает, что у вас всё в порядке, а не что он сломался.

По выходным и праздникам он молчит всегда.

О чём его можно спросить§

Бот не только напоминает. У него есть кнопка и две команды, и каждому он отвечает тем, что этому человеку положено видеть.

Остатки на счетах — кнопкой или командой /balance. Их присылают руководителям фирмы: собственнику и руководителю. Бухгалтеру — если фирма ему это открыла.
Поступления — /income: что клиенты обещали заплатить и кто обещание не сдержал. Это для руководителя отдела продаж; денег фирмы он не видит.
Что я умею — /help. Бот перечислит только то, что открыто вам, и не станет дразнить остальным.

Нажали кнопку, а остатки вам не открыты — бот не промолчит: «Остатки по счетам присылаются руководителям фирмы». Нужны по работе — так и напишите ему в ответ, сообщение дойдёт до человека.

Первая строка — название фирмы§

Каждое сообщение начинается с того, о какой фирме речь. Если вы ведёте несколько, смотрите на первую строку — просьба «внесите выписки» без имени фирмы бесполезна, поэтому имя стоит раньше всего остального.

Нужно ли отвечать боту§

Да, можно: напишите боту прямо в ответ. Он передаст вопрос администратору проекта — тому, кто вас подключал, — и его ответ придёт вам сюда же. Отдельный адрес искать не нужно.

Черновик ответа готовит ИИ, но отправляет его человек: он читает черновик, правит или пишет своё и только тогда нажимает «отправить». Поэтому мгновенного ответа не ждите, ночью и в выходной — тем более.

Что дальше происходит с вопросом:

сразу приходит расписка: «Вопрос принят под номером …». Значит, вопрос не потерялся;
ответ придёт в этот же чат — с вашим именем и тем же номером;
когда по вопросу что-то сделано, приходит ещё одно сообщение: «по вашему вопросу — сделано» и что именно;
бывает, что вопрос закрывают молча — тогда вам не придёт ничего.

Незакрытые вопросы собственник получает списком по понедельникам утром. Поэтому вопрос не теряется, даже если ответ задержался.

День, когда движений не было§

Это главная путаница, и стоит потратить на неё полминуты. Для программы день без движений и день с невнесёнными выписками выглядят одинаково: оборотов нет ни там, ни там. Сама она их различить не может.

Поэтому: если за день денег не приходило и не уходило — поставьте в листе, в строке «Закрытие дня», значение «День закрыт» в столбце этого дня. Тогда программа поймёт, что день пустой, и напоминать не станет. Где эта строка на листе — в карте листа.

Не отмечайте день, который ещё не разнесли

Отметка «День закрыт» означает «движений не было». Поставите её на день, выписки за который ещё не внесены, — программа поверит и замолчит: напоминание не придёт, статус станет зелёным, а выписок по-прежнему не будет. Заметить это можно только глазами, в таблице.

Что продукт о вас записывает§

Немного, и всё — ради сообщений:

имя и должность, под которыми вас завели;
почту — она же логин в кабинет — и пароль в таком виде, из которого его не восстановить;
адрес чата в мессенджере — куда писать. Это не номер телефона, и бот номер не спрашивает;
номер телефона, если его внесла фирма, — только с вашего согласия: фирма предупреждает, что номер увидят все сотрудники, и записывает дату согласия. Номер нужен, чтобы связаться с вами и вернуть доступ в кабинет. Видят его все сотрудники вашей фирмы — в «Настройках», в списке «Сотрудники»;
журнал: что и когда вам отправлено и дошло ли;
то, что вы сами пишете боту;
когда вы последний раз входили в кабинет — это видит руководитель на экране «Команда».

По фирме записывается ещё одно: в какой день и во сколько продукт увидел, что выписки внесены полностью. На экран это время не выводится.

Если что-то не так§

Повод написать: напоминание пришло, а вы всё внесли; напоминание не пришло, хотя данных нет; в сообщении незнакомая фирма; что-то в таблице непонятно. Разобраться вдвоём быстрее, чем гадать.

Бот ответил один раз и замолчал. Так бывает, когда чат к продукту не подключён: незнакомому бот отвечает, что подключения нет, и передаёт его адрес администратору проекта. Дальше он повторяет это не чаще раза в полчаса — чтобы не заваливать человека одним и тем же. Ждёте подключения — напишите тому, кто вас подключал.

Куда написать — здесь : канал, а заодно и то, что приложить к вопросу, чтобы ответили сразу.

Не нашли ответа — спросите

Напишите прямо боту — тому, который присылает вам сообщения. Он передаст вопрос администратору проекта — тому, кто вас подключал, — и ответ придёт вам туда же.

Вопрос по этой странице — тоже вопрос: если что-то непонятно, это повод её дописать.

Чтобы ответ пришёл сразу, а не после трёх уточнений, приложите к вопросу три вещи: название фирмы, дату, о которой речь, и снимок экрана целиком — вместе с шапкой, а не один вырезанный кусок.