Вам подключили бота

Что будет приходить§

Одно сообщение, и только когда есть повод: если к этому часу выписки за прошлый рабочий день ещё не внесены. Время назначает ваша фирма — обычно за пять минут до сводки Директору; точное время названо в приветствии, которое бот прислал при подключении. Если к часу повтора — обычно это 10:30 — данных всё ещё нет, напоминание придёт ещё раз.

Всё внесено — не придёт ничего. Молчание бота означает, что у вас всё в порядке, а не что он сломался.

По выходным и праздникам он молчит всегда.

Договоры, где не указан срок оплаты. Каждое рабочее утро в 9:00 продукт проверяет договоры в 1С:УНФ. Список своих договоров получает тот, кто отмечен ответственным за клиента на вкладке «Клиенты»; нет ответственного — тот, кто вёл заказ в 1С. Копия уходит его Руководителю. Руководитель отдела продаж получает число таких договоров по ответственным и долг по ним; договоры без отмеченного ответственного — отдельной строкой. Такое же сообщение получает сотрудник, у которого в карточке на вкладке «Сотрудники» стоит галочка «Руководит продажами». Включается рассылка в «Настройках», в разделе «Контроль сроков оплаты по договорам»; там же — кому её не присылать. Таких договоров нет — нет и сообщения. Внизу сказано, на какой день выгрузка из 1С. В сообщении есть ссылки: у строки «Ответственный не отмечен» — на вкладку «Клиенты», над датой выгрузки — на список договоров в блоке «Навести порядок в 1С:УНФ». Не принял бот сообщение или бота у сотрудника нет — оно приходит письмом на его почту: перед письмом продукт пробует второй мессенджер, если он подключён. Первой строкой письмо говорит, почему пришло почтой; копия уходит на адрес из поля «Копия писем запасного канала» в «Настройках».

Срок вписывают в договор в 1С:УНФ, поле «Срок оплаты покупателя». С 01.11 договор, где не указан срок оплаты, считается предоплатным: долг по нему просрочен со следующего дня после отгрузки и входит в просрочку ответственного. По отгрузкам раньше 01.11 просрочка считается с 01.11.

Собственнику — одна строка под списком открытых вопросов по понедельникам: сколько договоров, где не указан срок оплаты, какой по ним долг и какая это доля долга к сбору. Нет таких — строка так и скажет: срок оплаты указан во всех договорах. Есть заказы под вопросом — строка добавит, сколько их, на какую сумму и почему в долг они не вошли. А по будням ему приходит дубль — всё одним сообщением; выключается там же.

Менеджеру по продажам — договоры, где не указан срок оплаты, по клиентам, у которых он ответственный: договор, клиент и долг, не больше 15 в сообщении, и где вписать срок: карточка договора в 1С:УНФ, поле «Срок оплаты покупателя». Остальным из команды клиента их не присылают: срок вписывает ответственный.

О чём его можно спросить§

Бот не только напоминает. У него есть кнопка и четыре команды, и каждому отвечает тем, что положено видеть именно ему.

• Остатки на счетах — кнопкой или командой /balance. Их присылают Руководителям фирмы: Собственнику и Руководителю. Бухгалтеру — если фирма ему это открыла.
• Поступления — /income: что клиенты обещали заплатить и кто обещание не сдержал. Это для Руководителя отдела продаж; денег фирмы он не видит. Менеджеру по продажам — то же, но только по его клиентам: тем, у кого он стоит ответственным на вкладке «Клиенты» или входит в команду клиента. Не отметили ему ни одного — бот ответит, что Руководитель ещё не отметил, каких клиентов он ведёт.
• Разбор почты — /pochta или словами «разбери почту». Бот возьмётся и обычно за несколько минут пришлёт строку со ссылкой: сам свод ждёт на странице. Свод собирается только Собственнику — разбирают его рабочий ящик.
• Что я умею — /help. Бот перечислит только то, что открыто вам, и не станет дразнить остальным.

Нажали кнопку, а остатки вам не открыты — бот не промолчит: «Остатки по счетам присылаются Руководителям фирмы». Нужны по работе — так и напишите ему в ответ, сообщение дойдёт до человека.

Гостю бот на любое сообщение отвечает одним: ссылками на материалы, которые ему открыли. Денег фирмы он не покажет, а вопрос никуда не перешлёт. Открыли новый материал — ссылка сразу придёт в бот. Утренних сообщений у Гостя нет.

Первая строка — название фирмы§

Каждое сообщение начинается с того, о какой фирме речь. Если вы ведёте несколько, смотрите на первую строку — просьба «внесите выписки» без имени фирмы бесполезна, поэтому имя стоит раньше всего остального.

Нужно ли отвечать боту§

День, когда движений не было§

Это главная путаница, и стоит потратить на неё полминуты. Для программы день без движений и день с невнесёнными выписками выглядят одинаково: оборотов нет ни там, ни там. Сама она их различить не может.

Поэтому: если за день денег не приходило и не уходило — поставьте в листе, в строке «Закрытие дня», значение «День закрыт» в столбце этого дня. Тогда программа поймёт, что день пустой, и напоминать не станет. Где эта строка на листе — в карте листа (статья открывается после входа в кабинет).

Что продукт о вас записывает§

Вот всё, что записывается:

• имя и должность, под которыми вас завели;
• почту — она же логин в кабинет — и пароль в таком виде, из которого его не восстановить;
• адрес чата в мессенджере — куда писать. Это не номер телефона, и бот номер не спрашивает;
• номер телефона, если его внесла фирма. По нему с вами свяжутся и вернут доступ в кабинет. Видят его все сотрудники вашей фирмы — в «Команде», в списке «Сотрудники». Номер не ваш или устарел — поменяйте его в «Личном кабинете» или скажите Руководителю;
• журнал: что и когда вам отправлено и дошло ли;
• то, что вы сами пишете боту;
• фото и файлы, которые вы присылаете боту в MAX, — до 20 МБ каждый. Бот ответит «Сохранил фото под №…», а дальше передаст только слова: вопрос пишите текстом. В Telegram сохраняется только подпись к фото; видео и голосовые сообщения бот не сохраняет;
• когда вы последний раз входили в кабинет — это видит Руководитель на вкладке «Сотрудники»;
• что вы делаете в кабинете: когда вошли, с телефона или с компьютера, какие экраны открыли, что нажали, какие файлы скачали и получилось ли. То, что вы вводите в поля, — пароли, суммы, текст вопроса — в журнал не попадает. Видит журнал Собственник фирмы. Ведётся он для развития продукта, а не для слежки: по нему считают, какими экранами и кнопками пользуются и насколько глубоко. Нажатия хранятся 13 месяцев, скачанные файлы — 3 года; потом от них остаются только итоги по месяцам, без имён.

Если что-то не так§

Повод написать: напоминание пришло, а вы всё внесли; напоминание не пришло, хотя данных нет; в сообщении незнакомая фирма; что-то в таблице непонятно. Разобраться вдвоём быстрее, чем гадать.

Бот ответил один раз и замолчал. Так бывает, когда чат к продукту не подключён: незнакомому бот отвечает, что подключения нет, и передаёт его адрес администратору проекта. Дальше он повторяет это не чаще раза в полчаса — чтобы не заваливать вас одним и тем же. Ждёте подключения — напишите тому, кто вас подключал.

Куда написать — здесь : канал, а заодно и то, что приложить к вопросу, чтобы ответили сразу.