Вход, пароль и доступы

Как войти§

Кабинет открывается по адресу продукта, страница входа спрашивает две вещи: рабочую почту и пароль. Почта здесь — это имя входа. Письма на неё приходят трёх видов: приглашение, ссылка «Забыли пароль?» и сводка — когда мессенджер её не принял или его у вас нет.

Общего пароля «на всех» больше нет. У каждого сотрудника своя запись, и по ней видно, кто и когда заходил в последний раз.

Откуда берётся первый пароль§

Вы задаёте его сами. Когда Руководитель заводит вас на вкладке «Сотрудники», продукт присылает на ваш адрес письмо «Доступ к кабинету „Я - фирма!“: задайте пароль». В нём фирма, кто вас пригласил, ваш логин и ссылка, по которой вы придумываете пароль. Его не знает никто, кроме вас, — даже тот, кто вас заводил.

Ссылка действует трое суток и открывается один раз. Не успели — на странице входа нажмите «Забыли пароль?», придёт новая. Письма нет — загляните в «Спам», потом попросите Руководителя: пока вы ни разу не входили, у вашей строки на вкладке «Сотрудники» есть «отправить приглашение». Новое письмо отменяет прежнюю ссылку.

Бывает, что почта продукта не отвечает и письмо не уходит. Тогда экран один раз покажет пароль Руководителю, и он передаст его вам сам. Такой пароль смените первым делом — как, сказано ниже.

Как сменить пароль§

Пароль, заданный по ссылке из письма, менять незачем: он и так ваш. Сменить стоит, если пароль вам передали — когда письмо не ушло, — или если кажется, что его узнал кто-то ещё.

Пароль меняют в «Личном кабинете»: он открывается по вашему имени справа вверху, пункт «Пароль». Личный кабинет есть у каждого, кто вошёл, даже если настройки фирмы ему не показываются.

Форма спрашивает нынешний пароль и новый дважды. Нынешний — обязательно, и это не придирка: открытая вкладка доказывает, что человек знал пароль когда-то, а не что он знает его сейчас.

Пароль у вас один на продукт, а не свой в каждой фирме: сменив его, вы меняете вход во все фирмы, где состоите.

Забыли пароль§

Под формой входа есть ссылка «Забыли пароль?». Введите свой адрес: если он заведён и доступ включён, придёт письмо со ссылкой. Она действует 30 минут и открывается один раз, а новая просьба гасит прежнюю. Адрес входа общий (скажем, ящик бухгалтерии) — письмо прочтут все, у кого есть этот ящик; тогда сразу пишите разработчику.

По ссылке вы задаёте новый пароль. После этого прежние входы на всех устройствах закроются, а на почту придёт письмо «пароль изменён». Если вы ничего не меняли, сразу скажите тому, кто заводил вам доступ.

Страница отвечает одинаково, заведён адрес или нет, — так по ней не узнать, кто работает в фирме. На один адрес уходит не больше 3 писем в час.

Письма нет и через 10 минут — проверьте «Спам» и не ошиблись ли в адресе. Не помогло — напишите разработчику: он задаст новый пароль на сервере. Контакты — на странице «О разработчике».

Не пускает§

Разберём по тому, что написано на экране.

«Адрес или пароль не подошли». Продукт намеренно не говорит, что именно из двух неверно: иначе форму входа можно было бы использовать как справочник действующих адресов. Проверьте раскладку, заглавные буквы и лишний пробел в конце — он часто приезжает вместе с вставкой из мессенджера.

«Слишком много попыток». После пяти неудач подряд продукт просит подождать, и пауза с каждым разом растёт. Это защита от подбора, а не наказание: подождите столько, сколько написано, и попробуйте снова — обычно к этому времени стоит уже спросить пароль заново, а не угадывать.

«Сессия истекла — войдите заново». Обычное дело: вход живёт долго, но не вечно. Введите пароль ещё раз.

Пароль верный, но внутрь не пускает вообще. Так выглядит отключённый доступ. Включить его может тот, кто заводил, — в карточке сотрудника на вкладке «Сотрудники» одним переключателем.

Если фирм несколько§

Бывает, что вы состоите сразу в нескольких фирмах, — так у Собственника и у Бухгалтера на аутсорсе. Тогда наверху кабинета появляется переключатель фирмы, и всё, что вы видите ниже, относится к выбранной: остатки, настройки, команда.

У кого фирма одна, переключателя нет вовсе — лишний выбор там, где выбирать не из чего, только мешает. Название текущей фирмы всегда стоит в заголовке вкладки: с тремя открытыми вкладками это единственное, что их различает.

Роль и должность — разные вещи§

Роль — это что сотруднику можно в продукте, и она одна из двенадцати:

• Гость — строитель или подрядчик со стороны: видит только те «Материалы», которые ему открыли, без спецификаций с ценами. Денег и сотрудников фирмы не видит;
• Специалист — сотрудник без руководящих прав. По роли ему открыты только личный кабинет, «Академия» и бот. Остальное открывают галочками: обучение Claude Code, своды «Аналитики», отдельные «Материалы». Денег, клиентов и запасов фирмы не видит;
• Менеджер по продажам — видит в «Продажах» только своих клиентов: что они обещали заплатить, кто обещание не сдержал, а на вкладке «Задолженность покупателей» — сколько они должны. За кого из клиентов он отвечает, отмечают на вкладке «Клиенты». Видит и «Рынок» — свод по конкурентам. Денег фирмы и чужих клиентов не видит;
• Менеджер проектов — видит свод по конкурентам и «Спрос и запасы». Денег фирмы не видит;
• Руководитель производства — видит «Подразделения»: расходы своего подразделения по строкам книги. В кабинете роль подписана его кодом — например, «Руководитель СБ»;
• Руководитель склада — то же по складу;
• Руководитель отдела закупок и логистики — видит «Закупки»: что уходит поставщикам и перевозчикам. Денег фирмы эти трое не видят — ни остатков на счетах, ни прибыли, ни расходов соседнего направления;
• Руководитель отдела продаж — планирует доходы своего направления, видит «Продажи» с вкладкой «Задолженность покупателей» по всей фирме и закрепляет клиентов за сотрудниками на вкладке «Клиенты». Денег фирмы не видит: ни остатков на счетах, ни расходов;
• Бухгалтер — вносит выписки, получает напоминания;
• Главный бухгалтер — видит остатки денег и разбор ОПиУ, заводит Бухгалтеров и управляет их доступом. Настроек фирмы не меняет;
• Руководитель — вся своя фирма: настройки, адресаты, заведение сотрудников;
• Собственник — то же, плюс заведение новых фирм; убрать его из фирмы нельзя никому.

Роли различаются не только тем, что сотруднику можно менять, но и тем, что ему видно. Пустой экран вместо остатков — это не поломка и не ошибка доступа: так и задумано.

Должность — это как сотрудника называют:«Генеральный директор», «Заместитель генерального директора», «Старший бухгалтер». Она ничего не разрешает и ничего не запрещает.

Разделено это не для красоты. Заместитель директора одной фирмы и Генеральный директор другой по правам одинаковы — оба распоряжаются своей фирмой целиком. Заводить ради подписи третью роль значило бы плодить права, которые ничем не отличаются, и однажды разойтись. Поэтому роль решает, что можно, а должность — как назвать.

Обязанность — за что сотрудник отвечает. Её отмечают галочкой на вкладке «Сотрудники»: в карточке сотрудника, в группе «Роль и обязанности», сразу под ролью. Пока галочка одна — «Руководит продажами»: сотруднику с ней бот по рабочим утрам присылает число договоров, где не указан срок оплаты, у каждого Менеджера, как Руководителю отдела продаж. Самому Руководителю отдела продаж галочка не нужна — число приходит ему по должности.

Доступа галочка не прибавляет. Поставить её можно только тем, кто и без галочки видит задолженность покупателей всей фирмы: Собственнику, Руководителю, Главному бухгалтеру и Бухгалтеру, если ему открыты деньги фирмы. Сменили сотруднику роль или убрали его из фирмы — галочка снимается; при новой роли её ставят заново.

Сотрудник уволился или ушёл в отпуск§

В карточке сотрудника на вкладке «Сотрудники» есть переключатель доступа. Отключите доступ, а не удаляйте сотрудника. Отключение действует сразу и обрывает все его открытые входы; когда он вернётся, доступ включается тем же переключателем, и пароль остаётся прежним.

Себе доступ отключить нельзя — продукт откажет. Экран, которым это чинится, закрылся бы вместе с доступом.