Как заполнять план на месяц

Это работа конца месяца, а не ежедневная. Она занимает один заход, но делается в другом разделе листа и на другой месяц, чем всё остальное, — и потому её легко перепутать с обычным ведением книги.

Когда§

С 20 по 30 число каждого месяца заполняется план на следующий месяц. Не на текущий: текущий в это время ещё живёт фактом, и его вы ведёте как обычно.

Каждый заполняет свой раздел. Бухгалтер — те статьи, которые ведёт он; продажи и закупки со временем будут вносить свои. Пока сотрудников в этой работе немного, но правило заведено сразу: у каждой строки свой хозяин. Это договорённость, а не замок: книга не запрещает править чужие строки, поэтому о правке чужой строки говорят её хозяину.

Где именно — раздел «План»§

Лист месяца поделён на две половины с одинаковыми днями. Слева, с колонки G, — раздел «Факт». Справа, с колонки AM, — раздел «План». План вносится справа от факта, по дням: в клетку на пересечении статьи и дня, когда вы ждёте поступление или платёж. Строки те же самые, что вы заполняете весь месяц: план ставится напротив своей статьи, а не отдельным списком где-то внизу.

Колонку «План» рядом с названиями статей руками не заполняйте

Рядом с названием каждой статьи стоят две колонки — «План» и «Факт». Это не место для ввода, а итоги месяца: в них формулы, которые складывают дни своего раздела. Впишете число в «План» поверх формулы — итог перестанет следить за днями, и по виду этого не заметить.

Продукт читает из колонки итогов «План» три величины:

«Всего доходы» — сколько денег фирма планирует получить;
«Всего расходы» — сколько собирается потратить;
«Результат» — разница между ними.

Эти три итога книга считает сама — формулами из дней плана.

Что с этим делает продукт§

Утренние сообщения про план молчат

Утренние сообщения в мессенджер — только про факт: внесены ли выписки за вчера. О плане может прийти письмо на почту от фирмы, за подписью генерального директора. Не пришло письмо — срок всё равно тот же.

Заполненный план продукт сравнивает с фактом в кабинете: сколько планировали получить и потратить и сколько вышло. Не заполнен — в кабинете прочерк.

Дни плана продукт тоже читает: по ним экран ДДС показывает ближайшие платежи, крупные статьи впереди и прогноз остатка. Поэтому сумму ставьте в тот день, когда деньги придут или уйдут. Если у фирмы «Насосы-всем!» аренда платится 5-го, а в плане стоит 25-го, прогноз на 5-е покажет лишние деньги.

Ноль и пустая клетка — одно и то же§

Ноль в дне плана и пустая клетка значат одно: денег по статье в этот день не будет. Нули ради порядка не нужны.

Нулевой итог месяца — значит, плана нет

Если за месяц «Всего доходы» или «Всего расходы» равны нулю, продукт считает, что плана нет, и в сравнении с фактом ставит прочерк, а не проценты.

Не тот лист — частая беда§

План вносится в лист того месяца, на который планируете. К 20-му числу он уже есть: продукт заводит листы вперёд сам, с 15-го, — подробнее в статье «Как закрыть месяц». Листа нет — скажите тому, кто вас подключал; руками его не заводят.

Пробные вкладки уводят работу в никуда

В книге, кроме боевых листов месяцев, случаются пробные. Внесённое в них не видит никто: продукт читает ровно тот лист, что указан в его настройках. Боевой лист зовётся месяцем и годом цифрами — например, «1026» для октября 2026. Проверьте имя вкладки перед тем, как начать, — и заводите пробные в конце книги, с именем, которое ни с чем не спутать.

Не нашли ответа — спросите

Напишите прямо боту — тому, который присылает вам сообщения. Он передаст вопрос администратору проекта — тому, кто вас подключал, — и ответ придёт вам туда же.

Если непонятно, в какую строку ставить план, — спросите до того, как заполнили весь месяц: переносить потом дороже, чем спросить сейчас.

Чтобы ответ пришёл сразу, а не после трёх уточнений, приложите к вопросу три вещи: название фирмы, дату, о которой речь, и снимок экрана целиком — вместе с шапкой, а не один вырезанный кусок.